各教學單位於每月25日前將當月助學金登錄於系統，原則上次月15日前即可完成校內行政流程，並將款項直接匯入學生提供於教務處/電子學習履歷系統之帳戶裡。

若已逾助學金發放期限仍未入帳，課務組會先行確認同學是否在系所登錄之申請名冊裡；如有，會協請出納組查明再另以電話告知同學。